Cómo llenar el Formulario W-4 como J-1 (y los errores que casi todos cometen)

El primer día de trabajo, tu empleador te entrega el Formulario W-4. Parece fácil, así que la mayoría lo llena rápido. Para un participante J-1 esto es un gran error. El formulario fue diseñado para ciudadanos y residentes de EE. UU., y los extranjeros no residentes tienen reglas especiales. Un W-4 incorrecto puede significar demasiado impuesto descontado de cada cheque, o muy poco y una cuenta a la hora de declarar.

Qué hace el Formulario W-4

El Formulario W-4, Employee's Withholding Certificate (Certificado de Retención del Empleado), le dice a tu empleador cuánto impuesto federal sobre la renta debe descontar de cada cheque. No decide tu impuesto final. El impuesto final se calcula en tu Formulario 1040-NR. El W-4 solo controla cuánto se paga por adelantado.

Por qué los participantes J-1 son diferentes

Un J-1 que es extranjero no residente para efectos fiscales no puede usar el formulario igual que un residente de EE. UU. El IRS da a los empleadores una regla especial para extranjeros no residentes en la Publicación 15-T del IRS y en el Notice 1392. En resumen: el empleador suma un monto extra fijo a tus salarios cuando calcula la retención, porque los extranjeros no residentes no pueden tomar la deducción estándar. Sin ese paso extra, el empleador retendría muy poco.

Tú no calculas ese monto extra. Solo necesitas llenar el formulario de la manera correcta para que tu empleador sepa aplicarlo.

Paso a paso: qué escribir

1. Step 1(a) y (b): Nombre, dirección y número de Seguro Social. Usa tu nombre legal como aparece en tu tarjeta de Seguro Social. Si todavía no tienes número, díselo a tu empleador y solicítalo en la oficina del Seguro Social lo antes posible.

2. Step 1(c): Estado civil para efectos de declaración. Marca "Single or Married filing separately", incluso si estás casado. Los extranjeros no residentes no pueden usar "Married filing jointly" ni "Head of household".

3. Step 2: Varios trabajos. Déjalo en blanco para un trabajo J-1 típico. No marques la casilla del Step 2(c) a menos que un profesional de impuestos te lo indique.

4. Step 3: Dependientes. Déjalo en blanco. La mayoría de los extranjeros no residentes no pueden reclamar el crédito tributario por hijos ni el crédito por otros dependientes.

5. Step 4(a), 4(b): Otros ingresos y deducciones. Déjalos en blanco.

6. Step 4(c): Retención adicional. Escribe "NRA" en la línea punteada junto a este paso. Deja el monto en dólares en blanco a menos que quieras que te descuenten más impuesto.

7. Step 5: Firma y fecha. Un W-4 sin firma no es válido.

Guarda una copia de lo que entregues.

Los errores que vemos con más frecuencia

Error 1: No escribir "NRA". Sin eso, el empleador te trata como residente de EE. UU. y retiene muy poco. Después podrías deber dinero al declarar.

Error 2: Declarar "Exempt" (exento) de retención. Algunos estudiantes creen que pueden escribir "Exempt" porque su ingreso es bajo. Los extranjeros no residentes no pueden declararse exentos de retención en el Formulario W-4. Tu empleador debe rechazarlo y el IRS podría cobrarte.

Error 3: Marcar "Married" cuando no declaras en conjunto. Esto baja la retención y puede significar una cuenta después.

Error 4: Llenar el Step 2 y el Step 3 como si fueras residente. Esto puede contar montos dos veces o reclamar créditos que no puedes tomar.

Error 5: Usar el Formulario W-4 para una exención de tratado. Si quieres reclamar una exención de tratado fiscal sobre la retención de tu pago, el formulario correcto es el Formulario 8233 (Exemption From Withholding on Compensation for Independent (and Certain Dependent) Personal Services of a Nonresident Alien Individual). Tu empleador debe aprobarlo y enviarlo al IRS. Muchos empleadores no lo aceptan, por lo que la exención de tratado a menudo se reclama en la declaración (Formulario 1040-NR, con el Formulario 8833 cuando sea necesario).

Error 6: Nunca actualizarlo. Si cambias de trabajo, tienes un segundo trabajo o cambia tu estatus, entrega un nuevo W-4 a tu empleador.

Error 7: Olvidar el formulario estatal. Muchos estados tienen su propio formulario de retención. Pregunta a tu empleador si se requiere uno.

¿Aun así recibiré un reembolso?

Si trabajaste solo unos meses y llenaste bien el W-4, aún puedes recibir un reembolso. La retención se calcula con base en un año completo de pago, pero tú ganaste solo durante una parte del año. Por eso muchos participantes de Summer Work Travel reciben un reembolso.

Pero no cuentes con eso. Un W-4 incorrecto puede borrar el reembolso o crear un saldo a pagar.

Revisa tu primer talón de pago

En tus primeros cheques, mira el impuesto federal sobre la renta retenido. Pregúntate:

• ¿Es más de $0?

• ¿Es una parte razonable de tu pago comparado con tus compañeros?

• ¿El talón de pago te muestra como "Single"?

Si no, pregunta a nómina si aplicaron la regla de extranjero no residente y entrégales un W-4 corregido.

¿Y si ya cometí un error?

Puedes entregar a tu empleador un nuevo Formulario W-4 en cualquier momento. Surte efecto solo en los cheques futuros, no en los pasados. El impuesto extra o faltante de cheques anteriores se resuelve cuando presentas el Formulario 1040-NR.

No olvides tu W-2: da una dirección a tu empleador

Tu empleador debe enviarte el Formulario W-2 a más tardar el 31 de enero del año siguiente. Muchos participantes J-1 ya regresaron a casa para esa fecha, y el W-2 se va a la antigua dirección en EE. UU. que tienen registrada o se pierde. Sin W-2, tu declaración se retrasa o queda incompleta. Encárgate de esto cuando llenes tu W-4 o antes de tu último día:

1. Da a nómina una dirección postal que siga funcionando en enero. Usa una dirección donde alguien pueda recibir correo por ti, no una vivienda temporal que vas a dejar.

2. Pregunta por la opción en línea. La mayoría de las empresas de nómina (por ejemplo ADP, Paychex, Gusto o Paycom) tienen un portal para empleados donde puedes descargar tu W-2 en PDF. Pregunta a recursos humanos cómo registrarte antes de irte, y anota tu usuario.

3. Pide una copia por correo electrónico. Algunos empleadores envían el W-2 a un correo personal. Dales uno que sigas usando el próximo año.

4. ¿Necesitas una dirección en EE. UU.? Si tu empleador exige una dirección postal en EE. UU. y no tendrás una, puedes usar la dirección de nuestra firma para tu W-2: Carolinas Wise LLC, 187 N Church St, Suite 105, Spartanburg, SC 29306. Dinos tu nombre y tu empleador para identificar el correo. Lo escanearemos a tu cuenta de Verifyle.

5. Revisa el W-2 cuando llegue. Tu nombre, número de Seguro Social, salarios e impuestos retenidos (federal, estatal y FICA) deben verse correctos. Si el W-2 falta o está mal, pide a tu empleador uno corregido (Formulario W-2c).

En resumen

Como J-1, marca Single, omite los Steps 2 a 4(b), escribe NRA en el Step 4(c), no te declares exento y firma. Si tienes dudas, muestra esta página a tu equipo de nómina o pregunta a un profesional de impuestos antes de entregarlo.

Este artículo es información general, no asesoría fiscal para tu situación. Los formularios e instrucciones del IRS cambian, así que consulta el Formulario W-4 y la Publicación 15-T vigentes.